GESTION DOCUMENTAL REALISTA EN LA EMPRESA

La gestión documental es uno de los grandes handicaps que tienen muchas de las empresas que a lo largo de mi experiencia he visitado. En muchas de ellas encuentras mesas y armarios con montones y montones de archivadores y carpetas con documentación que por desgracia para la empresa sólo sabe que hay en esos archivadores el responsable de administración o el que se sienta delante del propio armario.

Y no es por ser cruel pero toda la gestión documental pasa por esta persona, la cual si no está por cualquier motivo, existe el gran problema de que por la ley de Murphy, es justo cuando se necesita algún documento y obviamente, nadie es capaz de encontrarlo. ¿Cuanto tiempo perdemos?¿Que sensación damos a un cliente o proveedor?¿Que estres nos provoca?...

Seamos realistas, la oficina sin papeles es una maravilla utópica, ninguna empresa dejará en mucho tiempo de tener documentos por aquí y por allá. Entonces ¿Que debemos hacer?.

Existen en el mercado cantidad de soluciones de gestión documental que de deben adaptar  a las necesidades de nuestra empresa. Lo que debemos realizar es contratar a un buen profesional que tenga una buena solución y que pueda adaptarla a nuestra empresa para que se pueda obtener una gestión documental de calidad y que sirva en todo momento para facilitar el acceso a la documentación necesaria.

Y no se engañen con los costes de este tipo de implantación, no es que sean baratos pero el retorno de la inversión es cualitativamente inmediato y cuantitativamente corto, es decir, la satisfación personal de poder encontrar la documentación en cualquier momento es francamente gratificante y a su vez consigue mejorar la competitividad de nuestra empresa, y por otro lado el coste de perdidas de tiempo de busqueda de documentación se minimiza a la mínima expresión.

Un buen asesor tecnológico les ofrecerá la visión y capacidad objetiva de las necesidades que tiene su empresa respecto a la gestión digital documental.